Les enjeux de la digitalisation des achats

par Thomas

Bien avant l’avènement des sites e-commerce et de la digitalisation, la maturité des services d’achat fait partie d’un des sujets au cœur des discussions. Dans le commerce, les avancées technologiques ont permis d’avoir un modèle d’achat beaucoup plus convaincant. À l’étape initiale, l’e-commerce n’était pas reconnu, mais les achats se déroulaient en mode relatif. Quelques années plus tard, les achats en ligne sont devenus un acteur central dans les stratégies d’entreprise. Quels sont alors les enjeux de la digitalisation des achats ? Les précisions sont à découvrir dans les lignes à suivre.

Digitalisation des achats : une approche pas à pas

La digitalisation des achats se décompose en 4 blocs principaux. Chacun d’entre ces derniers peut intégrer des fonctionnalités spécifiques. Pour avoir plus de précisions à ce niveau, n’hésitez pas à contacter un cabinet de conseil spécialisé en achat. Voici donc les 4 blocs en question :

  • La gestion des fournisseurs et de la comptabilité ;
  • L’approvisionnement en ligne ;
  • Le sourcing de nouveaux fournisseurs ;
  • La gestion des dépenses et de l’organisation des ventes.

Pour adopter une stratégie permettant de réussir la digitalisation des achats, vous devez vous affranchir des étapes que voici :

  • La définition du progrès espéré ;
  • L’implication de la direction centrale de l’entreprise ;
  • La motivation de tous les acteurs responsables de l’e-achat ;
  • L’organisation du changement ;
  • Le choix de l’infrastructure ;
  • Le pilotage de la transformation ;
  • Etc.

Digitalisation des achats : un outil d’optimisation des achats

Depuis quelques années, la majorité des entreprises spécialisées dans le commerce ont tendance à se servir d’Excel comme le principal outil d’organisation des achats et ventes. Cependant, ce logiciel possède un inconvénient majeur. En effet, le fichier Excel doit être envoyé de temps en temps à tous les membres lorsqu’il a été modifié. Une telle pratique limite considérablement l’efficacité et la collaboration des membres d’une entreprise. De plus, cette manière de fonctionner provoque de nombreuses failles telles que :

  • La perte des données ;
  • Les conversations mal effectuées ;
  • L’accumulation des doublons ;
  • Etc.

Pour ne pas être confronté à de telles situations, la meilleure solution serait d’opter pour les solutions digitales. Grâce à la digitalisation des achats, chaque collaborateur pourra organiser à la perfection le département des achats. Étant donné que le processus est uniformisé, chaque modification effectuée s’automatise et toutes les données sont centralisées. Un tel mode de fonctionnement facilite énormément la gestion des paramètres d’achats comme :

  • Les relations fournisseurs ;
  • Le traitement des données ;
  • La sécurisation de l’approvisionnement ;
  • Etc.

Digitalisation des achats : la pérennité des achats

Les crises sanitaires comme celle de 2020 peuvent considérablement impacter les services d’achat. La majorité des entreprises qui n’avaient pas digitalisé leur service se sont retrouvées avec de sérieux problèmes. En effet, elles ont perdu énormément de temps et d’argent pour établir une solution e-achat au derniers moments. Plus précisément, les collaborateurs spécialisés dans la vente étaient dépendants de la mise à jour complète des logiciels qu’ils utilisent. Cette situation n’a pas facilité la gestion optimale des achats face à la crise sanitaire.

Le retard dans la mise en œuvre d’e-achat a considérablement impacté la performance des collaborateurs. Par contre, les entreprises ayant digitalisé les achats avant la crise de 2020 ont connu un succès retentissant. Ce qui leur a permis de réaliser des chiffres d’affaires records au cours de cette période.

Digitalisation des achats : l’automatisation des process d’achat

Auparavant, les services d’achat avaient tendance à consacrer la majeure partie de leur temps sur les tâches opérationnelles. Ils ne peuvent donc pas s’occuper correctement des tâches stratégiques pour améliorer les ventes. Cela constitue donc des pertes de temps et d’argent pour les entreprises.

Cependant, l’avènement des nouvelles technologies de l’information et de la communication a révolutionné le monde du commerce. La quasi-totalité des tâches réalisées par les collaborateurs est automatisée, car chaque outil mobilisé évolue sans cesse. Un tel mode de fonctionnement permet de bénéficier de plusieurs avantages tels que :

  • L’amélioration des analyses prédictives ;
  • La prévention de tous les risques ;
  • L’anticipation de toute opportunité relative au prix, à la consommation et à l’approvisionnement ;
  • L’automatisation du traitement du flux des demandes d’achat ;
  • Etc.

Par ailleurs, la digitalisation des achats offre la possibilité aux entreprises de prévoir les actions à mettre en place. Cela permet également d’alerter celle devant être réalisée dans les plus brefs délais. De même, la numérisation et l’automatisation des achats sont idéales pour faciliter les communications entre différents acteurs du commerce. Chaque salarié peut directement interagir avec les clients à travers les logiciels de digitalisation.

Digitalisation des achats : le pilotage des achats

La digitalisation permet également de mieux piloter les achats. En effet, elle offre aux entreprises plusieurs informations importantes et bien structurées. Chacune de ces données est utilisée par les collaborateurs dans le but d’analyser et d’étudier les catégories d’achats d’une entreprise, sans oublier également ses dépenses.

Pour bénéficier d’une meilleure maîtrise des dépenses et des risques, voici les méthodes proposées par la digitalisation des achats :

  • Le « spend analysis » : ici, chaque service d’achat est responsable du pilotage des dépenses. De même, il s’intéresse également aux performances de l’entreprise.
  • Le « procure-to-pay » : à ce niveau, cette méthode fait référence à la dématérialisation des achats. Cela implique également le mode de paiement.

Digitalisation des achats : un modèle innovant

Pour faire face aux différents enjeux provoqués par les crises mondiales, la digitalisation des achats s’impose comme l’une des solutions incontournables. En choisissant ce système, vous permettez à votre entreprise de développer un niveau business model performant.

En effet, la digitalisation des achats permet de collecter, de gérer des données et d’optimiser facilement les achats. Ce système est assez efficace pour répondre aux attentes de la clientèle dans des délais record. C’est l’une des raisons pour lesquelles les sociétés ayant adopté la digitalisation des achats ont vu leur chiffre d’affaires augmenter à terme.

Tu pourrais aussi aimer